Algemeen
Fonds 21 hanteert en onderhoudt een stelsel van systemen, procedures, limieten, rapportages en controles om de risico’s te beheersen. De structuur en organisatie van de processen zijn ingericht conform de geldende wet- en regelgeving en de eigen doelstellingen. De risico’s van het fonds worden vastgesteld door de directie en het bestuur. Monitoring van het risicomanagement is ondergebracht bij de directie en de manager financiën & bedrijfsvoering. Zij analyseren de risico’s, bereiden beleids- en richtlijnen voor en coördineren het risicomanagement.
Operationeel risico
Fonds 21 loopt in zijn bedrijfsvoering operationele risico’s. Het operationele risico heeft betrekking op de kans dat het fonds schade of verlies leidt als gevolg van inadequate of falende processen, systemen, menselijk gedrag of externe gebeurtenissen. Het fonds tracht deze risico’s zoveel mogelijk te beperken door te zorgen voor duidelijke beleidslijnen, rapportages en procedures voor alle bedrijfsprocessen. Veel beheersmaatregelen zijn ingebed in IT-systemen en vastgelegd in procedures en werkinstructies. Opleiding, ervaringsniveau en betrokkenheid van de medewerkers werken hierbij ondersteunend. De omvang van de organisatie brengt een beperkte mate van afhankelijkheid van bepaalde belangrijke personen met zich mee. Een speciaal onderdeel van het operationeel risicomanagement is IT-beveiliging en bedrijfscontinuïteit. De werkzaamheden om risico’s te beheren worden uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van de algemeen directeur. Bij strategische beslissingen worden de consequenties met betrekking tot de operationele risico’s consequent in beeld gebracht en gemonitord.
Projectrisico
Door aanvragers ingediende projectvoorstellen worden afgewogen, beoordeeld en geëvalueerd. Onderdeel van de besluitvorming is de beoordeling van de mogelijkheid dat het fonds niet correct wordt voorgelicht en de beslissing over het al dan niet toekennen van een bijdrage neemt op basis van onjuiste informatie. Een ander element van het projectrisico, is het mogelijke afbreukrisico van projecten. Het proces van oordeel- en besluitvorming is vastgelegd in beleid van het fonds en vertaald naar werkprocedures en een bevoegdhedenmatrix. Beslissingen omtrent het toekennen van projecten worden genomen op basis van mandaten, waarbij de verschillende niveaus geacht worden de pro’s en contra’s van aanvragen te onderkennen. De projecten worden zowel van tevoren als achteraf geanalyseerd en de bevindingen van deze analyse worden vastgelegd in het IT-systeem. Bij eventuele vervolgaanvragen wordt de eerdere gang van zaken meegewogen in de oordeelsvorming. Projectrisico’s worden tevens beperkt door het werken met voorwaardelijkheid van toezeggingen. Zeker ingeval van meerjarige toekenningen kan door middel van het regelmatig toetsen van de werkelijkheid aan de voorwaarden het projectrisico worden beperkt.
Risico’s en financiële omvang van samenwerkingsverbanden
Fonds 21 is voor zijn financiering afhankelijk van Stichting Beheer SNS REAAL. Indien door Stichting Beheer wordt besloten de financiering van Fonds 21 te beëindigen, wordt de mogelijkheid geboden gedurende twee jaar na aankondiging van de beëindiging de lopende verplichtingen af te wikkelen.
Financiële risico’s
Het financieel resultaat van Fonds 21 is opgebouwd uit drie posten:
• Resultaatsuppletie Stichting Beheer SNS REAAL
• Besteed aan de doelstelling (toekenningen minus vrijval van eerder toegekende bedragen)
• Bureaukosten
Resultaatsuppletie
Resultaatsuppletie door Stichting Beheer SNS REAAL vindt plaats conform de statuten.
Toekenningen en vrijval van eerder toegekende bedragen
Toekenningen vinden plaats conform de begroting. Vrijval van eerder toegezegde bedragen kunnen in principe worden herbesteed in hetzelfde jaar. Volgens procedure worden projecten die achterstallig zijn met betrekking tot de afrekening, gerappelleerd.
Toekomstinformatie, belangrijkste variabelen in de begroting
Toekenningen
Fonds 21 is voor zijn budget toekenningen afhankelijk van de financiële ruimte die Stichting Beheer SNS REAAL biedt. Dit budget wordt telkens voor één jaar toegezegd. Het fonds zet zijn gelden uit na beoordeling van aanvragen. Hierbij gaat het fonds voor inhoudelijke kwaliteit en voor een brede financiering van projecten in plaats van eenzijdige afhankelijkheid van het fonds.
Bureaukosten
Ook in 2014 is scherp gelet op de bureaukosten. Deze bedroegen 15% van de totale lasten. Dat is lager dan begroot. Directie en bestuur vinden dat een meer sobere organisatie past in het huidige tijdsgewricht.
Circa 70% van de bureaukosten betreft vaste kosten. Het gaat hierbij met name om de personeelskosten van medewerkers met een vast dienstverband, huurverplichtingen en leaseverplichtingen. Ook ten aanzien van andere kosten bestaan er vaste verplichtingen zoals de contracten voor de schoonmaak en de licenties voor het gebruik van de ICT-systemen. 30% van de kosten is aan te merken als variabel. Deze kosten worden gemaakt om de bureauorganisatie te kunnen uitvoeren, maar zijn niet gebaseerd op vaste contracten.
Reputatierisico
Binnen de organisatie wordt door middel van bewustwording en betrokkenheid van medewerkers getracht het reputatierisico te minimaliseren. Dit omvat onder andere het opleiden van medewerkers, het zo transparant mogelijk afleggen van verantwoording over activiteiten en het zorgvuldig selecteren van samenwerkingsverbanden. Speciaal onderdeel van het reputatierisico is het risico dat nevenfuncties van bestuursleden, directie en medewerkers meebrengen. Door middel van het monitoren van de hoofd- en nevenfuncties wordt het reputatierisico zoveel mogelijk beperkt. In geval van calamiteiten zorgt het fonds voor tijdige en juiste informatie en communiceert het actief.
Compliance en integriteit
Fonds 21 kent interne beleidsregels en procedures die waarborgen dat de bedrijfsvoering plaatsvindt overeenkomstig relevante wet- en regelgeving inzake klanten en zakelijke partners. Daarnaast wordt toezicht gehouden op de mate waarin het fonds zijn eigen regels en procedures naleeft. De interne aspecten van integriteit betreffen het voorkomen en zo nodig transparant beheren van tegenstrijdige belangen en het afschermen van vertrouwelijke informatie. De externe aspecten van integriteit hebben vooral betrekking op het toekennen van donaties. In 2014 zijn er geen incidenten geweest op het gebied van compliance en integriteit. Fonds 21 is niet betrokken geweest bij gerechtelijke procedures of sancties die samenhangen met het niet nakomen van wet- en regelgeving.
